Praca grupowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach zwłaszcza przy realizacji różnego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w efekcie wykonać założenia projektu w ustalonym terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość generowania zestawień określających zaawansowanie prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.